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    搞會務的這些細節!

    2020-06-06

    對于大型會議,帶頭者應把握總體方向,控制重點,細化細節。準備時,您應該盡可能地詳盡和實用。這是對人們的整體計劃,計劃和執行的檢驗。     準備會議時,可以做哪些工作?     

    1  會議前的準備  

    (1)制定計劃  內蒙古會議會展計劃是組織會議的總體安排,主要包括名稱,目的,時間,地點,與會人員,主要議程,會議工作任務和會議職責分工。會議計劃要簡潔明了,具體明確,可操作性強,必須報請有關領導批準。會議計劃確定后,主辦部門應召集有關部門召開會議工作協調會議,協調各部門按照計劃要求履行各自的職責。  

    (2)清除任務  在會議的籌備階段,主要任務如下:  

    2.會議通知草稿。會議通知的內容主要包括會議名稱,主要內容,注冊時間和地點,與會人員,注冊要求,聯系人姓名和電話號碼。會議通知要求準確,清晰,簡潔的措辭,尤其是時間和地點應明確。時間通常應指示年,月和日。不能使用“明天”,“獲取”等容易混淆的詞:會議地點必須準確到特定樓層的門牌號,例如:辦公大樓六樓的第三會議室。  

    3.發布會議通知。通知會議的方式有很多,例如電話,短信,書面郵件和Intranet郵件等。您可以根據情況同時選擇一個或多個。重要的是要注意在發布通知時:首先,機密性,機密會議不能通過SMS或微信發布。第二個是負責任的,必須確保將會議通知及時發送給與會人員。對于書面通知,必須準備簽字登記表,并且必須對每個通知進行簽名和確認。通過電子郵件發送,以保留收據的方式。它是通過SMS或微信發送的,應要求接收者及時回復。  3.實施參與者。統計摘要會議上請假的人員名單,并在必要時核實請假情況。仔細檢查與會人員名單,以確保沒有差異,并打印一份請假人員名單,以便及時向領導者或會議主持人匯報。  

    4.協調領導的在場。呼和浩特裝飾設計根據會議的要求,邀請領導人以多種方式參加會議,例如當面報告,電話,短信,微信等。著重提醒領導人會議時間,地點,主要參與者(部門)人員和議程。在會議開始前約1小時以適當的方式提醒領導者開會時間。 

     5.預訂會議室。確定會議時間后,您應立即聯系后勤,物業和其他會議室管理服務部門預訂會議室,并請物業服務人員協助進行初步準備工作,例如清潔,擺放桌子和椅子。如果有來自外部單位的人參加,請事先制作一張導游卡。 

     6.編輯會議的說明。全省省級商務工作會議,全行干部職工大會,年中工作會議等大型會議必須印制。這些說明必須準確,清晰和周到。主要內容包括:滿足紀律要求,日程表,日程表,日程表,與會者列表,小組列表,食宿安排,登機安排,值班電話,會議人員名單和聯系信息,注意事項等。         7.制作會議文件。根據會議的需要,制作了各種文件,例如代表卡,出境(清單)卡,出入境卡,工作許可證和車輛通行證。證書的制作應結合會議的主題和內容,遵循美觀,經濟適用,易于識別,易于管理,有利于安全的原則。  

    8.場地布置。主要是指講臺和附屬設施的布置??傮w要求是和諧,莊重并與會議的主題和內容一致。一是合理安排講臺。講臺是場地的焦點和中心。它體現了整個會議的風格和氛圍,是重點。

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