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    1, 列出可供選擇的清單內蒙古會議會展
    必須制作一個會議場所清單表,清單表上需注明會議要求的所有重要條件,便于各個場所的比較和選擇。這一方面,也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統,該系統內的數據將對選擇場地的過程,大大提高效率。
    2, 根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配
    比如研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境;重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次,要引人入勝;對于交易會和新產品展示會,需要選擇有展示空間的場所,會場交通必須便利等等。
    3,親臨現場實地考察
    考察場地非常重要,要做好充分的準備,要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題;要對會議中的重要流程和環節心中有數,在考察場地的時候,能問到的問題越多,今后出現風險的機率就越低。
    4、會議整體規劃
    確定了場地,策劃的工作就進入了快車道,通過以下步驟,整個會議策劃方案就會很快出爐了:整體策劃框架草擬,按照之前的工作和現有的所有信息,先把整個會議的流程和方案想象出來,越具體越好招開策劃動腦會,這個會議上,你需要把專業的會議策劃人士找來,比如SINO-MEETING;也要把主要的決策人員找來,在你的草擬方案基礎上,展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論,一般,從第一稿的策劃書到最后落實的方案,如果策劃人員經驗到位的話,最多3次往返討論,就可以把方案細化到執行層面,是否到了細化到了執行面,關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執行文件。
    會都模式
    伴隨著會議市場的發展,一些城市由于其各方面的條件的吸引,成為了炙手可熱的會議舉辦目的地,一種新的城市發展模式誕生了,稱之為會都模式,就是伴隨會議市場發展而形成的會議產業聚集形式,是以會議接待為主導、擁有大規模會議設施、休閑度假項目和酒店接待能力的會議產業聚集場所,包括達到一定規模的會議型度假酒店或行政區域,按照會都影響力范圍可分為國際型、國家型和區域型;按規??煞譃槌擎傂秃投燃倬频晷?;按照規模,可以分為小型、中型、大型。
    會都模式,是會議產業發展到一定程度產生的,我們將其大致概括為三類發展模式:
    1、旅游市場導向型:依附著名的旅游目的地或中轉過境地,借該地觀光旅游之勢,依托旅游市場,導入會議需求,形成觀光旅游型會議聚集,包括以會議方式存在的獎勵旅游和福利旅游等。云安會都是一個典型案例。
    2、城市商務導向型:由大都市的商務會議市場需求拉動,產生聚集效應,形成商務接待與商務會議型會都,多位于經濟繁華大都市郊區。
    3、資源支撐型:由特色、新奇或珍惜的資源所支撐,尤其是與休閑度假緊密相關的資源,如溫泉、滑雪、濱海等,形成休閑度假目的地,其必需的周一至周五及淡季資源利用,形成了對會議市場的規?;_發,產生了會都聚集。
    會都案例
    1、瑞士達沃斯小鎮
    達沃斯風光旖旎,景色如詩如畫,是歐洲人心中的“人間天堂”。然而,世界經濟論壇在此舉行前,它只是個默默無名的小鎮。自首屆論壇以后,達沃斯舉世矚目,開了世界會議旅游史的先河。每年僅該論壇舉辦的幾天內,達沃斯就可收入2000多萬瑞士法郎。 達沃斯立足會議,與瑞士各大旅游名城走差異化路線,憑依經濟論壇揚名后,進一步放大原有的“滑雪勝地”優勢,依托會議帶來的知名效應繼續做大旅游市場。當地又把從會議上的盈利,繼續投入到酒店、餐飲等旅游服務改善之中,形成旅游與會議相輔相成、互相促進的良好局面。如今,達沃斯這個小城要接待來自世界各地的230多萬名游客。

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    2、云安會都
    位于昆明這個中轉過境地,依靠昆明乃至云南整個地區的旅游資源優勢,形成以昆明為中心,輻射全省,連接東南亞,集旅游、觀光、度假、娛樂為一體的旅游體系。
    四、會都模式的展望
    中國的會議市場潛力巨大,會都模式已經并將發揮很大作用,爭取做細、功能做全的同時,會都也將有新模式不斷出現。如連鎖型會都、大企業的附屬會都、產業復合型會都和“會展之都”等。
    會議策劃意向書的撰寫
    意向書
    預算
    會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言,會議預算包括以下幾個方面:
    1、交通費用
    交通費用可以細分為:
    (1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
    (2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
    (3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
    2、會議室/廳費用
    具體可細分為:
    (1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
    (2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通??上驅I的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
    (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。
    (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?;谶@些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
    對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協議。
    3、住宿費用
    住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
    正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
    4、餐飲費用
    會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。
    (1)、早餐
    早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)
    (2)、中餐及午餐
    中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。
    (3)、酒水及服務費
    通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
    (4)、會場茶歇
    此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
    (5)、聯誼酒會/舞會
    事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認:
    5、視聽設備
    除非在室外進行,否則視聽設備的費用通??梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:
    ●設備本身的租賃費用,通常按天計算
    ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理
    ●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理
    c、演員及節目
    通??梢赃x定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。
    d、其他——點心、水果及調制色酒
    6、雜費
    雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
    那么,展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?
    展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——
    相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
    不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
    展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
    如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
    邀請
    不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
    信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
    回執——對于主辦者來說,回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一?;貓淌盏胶?,通常需要統計(在這之前,需要提醒的是回執單的設計非常重要,應當是合理且圓滿的,應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出?;貓炭梢杂卸喾N形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可?;貓绦枰⒁獾氖?,如果會展課題允許,應該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等,如果回執清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。
    確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認,可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
    簽到與入住安排
    如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復雜的工作。
    通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂,必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能,盡量使用計算機作簽到。一般情況下,簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。
    如果事先將回執的項目設計得很周全,對于簽到及入住安排有很大幫助。
    餐飲安排
    一般而言,展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外),會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
    統一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求),可以事先制訂餐標及餐譜,嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是,會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況,不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可采取那桌夠人數那桌開席的做法,以保證就餐者的權益。
    交際/酒會
    交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼,所以氛圍十分重要。
    交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有:樂隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。
    重點:場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
    由于酒會的規模及目的不同,沒有完整的標準酒會模式,只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
    新聞發布會
    新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說,酒會更自由、隨意一些,非正式一些,氣氛也相對輕松一些,它可以單獨召開,也可以附屬于其它形式,比如,有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的,以“答記者問”為主要特色。另外,新聞發布會由公關負責人執行即可,而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中,最為常見的是新聞發布會。呼市展覽展會搭建

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